Les employeurs californiens doivent se préparer aux nouvelles lois qui entreront en vigueur au début de l’année prochaine. Voici un bref aperçu de ces lois (notamment la collecte de la diversité pour les sociétés de capital-risque, un amendement à la loi sur la non-concurrence, de nouvelles protections contre la violence et le harcèlement sur le lieu de travail, des congés plus nombreux et plus étendus, une nouvelle présomption de représailles pour les activités protégées et des mises à jour des lois sur le cannabis sur le lieu de travail), de leurs dates d’entrée en vigueur et de ce que les employeurs doivent faire maintenant pour s’y préparer.
Collecte de données sur la diversité pour les sociétés de capital-risque
SB 54 : cette loi impose aux sociétés de capital-risque répondant à certains critères (une « entité couverte ») de collecter et de conserver des données sur la diversité concernant les équipes fondatrices de leurs sociétés de portefeuille et de communiquer ces données au département des droits civils. Une « entité couverte » comprend les sociétés de capital-risque basées ou ayant une présence significative en Californie, et qui sollicitent ou reçoivent des investissements de la part de résidents californiens. La première date de déclaration est le 1er mars 2025.
Comment les employeurs doivent-ils se préparer : (1) déterminez si vous êtes une « entité couverte » sur la base des critères définis dans la nouvelle loi ; (2) si vous êtes une entité couverte, examinez votre procédure de collecte et de mise à jour des données et vérifiez si elle inclut actuellement la collecte et la mise à jour des données relatives à la diversité ; et (3) commencez à collecter les données pertinentes relatives à la diversité et préparez-vous à les communiquer le 1er mars 2025 et chaque année par la suite.
Amendement à la loi sur la non-concurrence
SB 699 : La section 16600 du Business and Professions Code interdit déjà les accords de non-concurrence en Californie (à quelques exceptions près). Le SB 699 rend désormais inapplicable tout contrat nul en vertu de la loi californienne, que le contrat ait été signé ou non et que l’emploi ait été maintenu en dehors de la Californie. Les employeurs qui enfreignent cette nouvelle loi commettent une infraction civile. Les salariés qui intentent une action en justice pour faire appliquer cette loi ont le droit de percevoir des honoraires d’avocat et des frais s’ils obtiennent gain de cause. Cette loi entrera en vigueur le 1er janvier 2024.
Comment les employeurs doivent-ils se préparer : (1) mettre à jour les modèles de contrats de travail existants et supprimer les dispositions de non-concurrence qui ne sont pas conformes ; et (2) dispenser une formation aux responsables du recrutement et au personnel concernant l’interdiction des non-concurrences en dehors de l’État afin de garantir le respect de la loi au cours du processus de recrutement. Nous avons précédemment publié un rapport sur cet amendement ici.
AB 1076 : En outre, l’AB 1076 précise désormais que la section 16600 doit être interprétée de manière large afin d’annuler l’application de tout accord de non-concurrence dans un contexte d’emploi, ou de toute clause de non-concurrence dans un contrat d’emploi, même si elle est étroitement adaptée, qui ne satisfait pas aux exceptions spécifiées. En outre, ce projet de loi exige des employeurs qu’ils informent par écrit leurs employés actuels et anciens (définis comme ceux employés après le 1er janvier 2022), au plus tard le 14 février 2024, de la nullité d’une telle clause de non-concurrence s’ils ont conclu un accord de non-concurrence qui ne satisfait pas à une exception. Cette loi entrera en vigueur le 1er janvier 2024.
Comment les employeurs doivent-ils se préparer : (1) examiner les dossiers des employés embauchés après le 1er janvier 2022 pour vérifier si des accords de non-concurrence ont été conclus antérieurement et, si de tels accords existent, confirmer qu’ils répondent à une exception et, si ce n’est pas le cas, informer par écrit l’employé que l’accord de non-concurrence est nul avant le 14 février 2024 ; et (2) mettre à jour les modèles de contrats de travail existants et supprimer les clauses de non-concurrence qui ne sont pas conformes à la loi.
Nouvelles protections contre la violence et le harcèlement sur le lieu de travail
SB 553 : les employeurs sont désormais tenus d’établir, de mettre en œuvre et de maintenir à tout moment, dans tous les lieux de travail, un plan de prévention de la violence sur le lieu de travail et de dispenser aux employés une formation sur ce plan. Les employeurs doivent également tenir un registre des incidents et des formations liés à la violence au travail et exiger que certains de ces registres soient mis à la disposition de certaines agences gouvernementales, des employés et des représentants des employés. Cette loi entrera en vigueur le 1er juillet 2024.
Comment les employeurs doivent se préparer : (1) créer un plan de prévention de la violence au travail s’il n’en existe pas déjà un ; (2) fournir une formation sur le plan et continuer à fournir une formation si le plan est mis à jour ; (3) établir des procédures d’enregistrement des incidents liés à la violence au travail ; et (4) réviser et mettre à jour les politiques/manuels de l’entreprise si nécessaire.
SB 428 : Alors qu’une loi existante autorise les employeurs à demander des ordonnances restrictives temporaires au nom des employés qui ont subi des violences illégales ou qui sont sous la menace crédible de violences, le SB 428 étend cette protection aux employés victimes de harcèlement. Cette loi entrera en vigueur le 1er janvier 2025.
Comment les employeurs doivent-ils se préparer : (1) faire savoir qu’il s’agit d’une option pour protéger les employés contre le harcèlement ; (2) revoir et mettre à jour les politiques/manuels de l’entreprise si nécessaire ; et (3) fournir une formation supplémentaire aux superviseurs et au personnel des ressources humaines si nécessaire.
Augmentation et élargissement des congés de maladie et des congés pour perte de reproduction
SB 616 : la loi existante exige des employeurs qu’ils accordent un minimum de 24 heures ou 3 jours de congé de maladie rémunéré aux salariés qui travaillent pour le même employeur pendant 30 jours ou plus au cours d’une année à compter du début de leur emploi. Cette nouvelle disposition étend cette obligation à 40 heures ou 5 jours. Les employeurs qui utilisent la méthode d’accumulation doivent fournir au moins 40 heures ou 5 jours de congé de maladie avant le 200e jour civil d’emploi. La loi fait également passer le seuil d’accumulation de 48 heures ou 6 jours à 80 heures ou 10 jours. Cette loi entrera en vigueur le 1er janvier 2024.
Comment les employeurs doivent-ils se préparer ? Veiller à la conformité en examinant et en révisant les politiques actuelles en matière de congés de maladie payés et les manuels de l’employé. Il convient de noter que cette loi ne remplace pas les protections municipales supplémentaires prévues dans l’État.
SB 848 : Il est désormais illégal pour les employeurs de refuser d’accorder aux employés éligibles jusqu’à cinq jours de congé en cas de perte de reproduction, ce qui inclut l’échec d’une adoption, l’échec d’une maternité de substitution, une fausse couche, une mortinaissance ou l’échec d’une procréation assistée. Les employés éligibles n’ont pas besoin de fournir de documents pour justifier leur besoin de ce congé et les employeurs sont tenus de respecter la confidentialité de toute demande. Cette loi entrera en vigueur le 1er janvier 2024.
Comment les employeurs doivent-ils se préparer : (1) revoir et mettre à jour les politiques de congé pertinentes si nécessaire ; et (2) fournir une formation aux superviseurs et au personnel des ressources humaines sur l’existence et les paramètres de ce congé.
Nouvelle présomption de représailles pour les activités protégées
SB 497 : La loi actuelle interdit aux employeurs de discriminer ou d’exercer des représailles à l’encontre d’un employé qui s’est livré à certaines activités protégées, telles qu’une plainte concernant les salaires ou une conduite discriminatoire. Le SB 497 crée désormais une présomption réfutable en faveur d’un employé si un employeur prend des mesures disciplinaires ou licencie un employé dans les 90 jours suivant l’engagement de l’employé dans une activité protégée. Cette loi entrera en vigueur le 1er janvier 2024.
Comment les employeurs doivent-ils se préparer : (1) réévaluer leur approche en matière de discipline des employés et être conscients de la chronologie de toute mesure d’emploi et de l’activité protégée d’un employé ; (2) examiner et éventuellement réviser les manuels de formation, les lignes directrices et les guides de l’employé relatifs à la discipline de l’employé ; et (3) s’assurer que les superviseurs et les gestionnaires sont correctement formés en ce qui concerne les procédures de discipline et de licenciement et la documentation des plaintes des employés.
Interdictions supplémentaires concernant la discrimination liée au cannabis
SB 700 : Le SB 700 interdit désormais à un employeur de demander à un candidat à l’emploi des informations relatives à sa consommation antérieure de cannabis, bien que les informations relatives à la consommation antérieure de cannabis d’une personne obtenues à partir de ses antécédents criminels soient exemptées. Cette loi s’inscrit dans le prolongement d’une législation antérieure sur le cannabis interdisant la discrimination de l’usage récréatif du cannabis à des fins d’emploi, sur laquelle nous avons déjà écrit ici. Cette loi entrera en vigueur le 1er janvier 2024.
Comment les employeurs doivent-ils se préparer : (1) mettre à jour les politiques pertinentes relatives à l’usage de drogues, au dépistage de drogues et à la vérification des antécédents ; (2) mettre à jour les directives relatives au recrutement et au personnel des ressources humaines ; et (3) se mettre en rapport avec les fournisseurs de tests de dépistage de drogues afin de garantir la conformité.
